Mục lục nhanh
1. Mục đích của Bộ Quy Tắc Ứng Xử
Bộ Quy Tắc Ứng Xử giúp SAO NAM duy trì môi trường làm việc chuyên nghiệp, liêm chính và đáng tin cậy; đồng thời tạo nền tảng cho quan hệ bền vững với khách hàng, nhà cung cấp, đối tác, người lao động và cộng đồng.
Thực hiện hoạt động kinh doanh phù hợp quy định pháp luật Việt Nam và các tiêu chuẩn liên quan trong từng lĩnh vực hoạt động.
Hành động trung thực, minh bạch, có trách nhiệm và tránh mọi hành vi gây thiệt hại đến uy tín công ty.
Cung cấp thông tin rõ ràng, tư vấn đúng năng lực, xử lý công việc bằng thái độ tôn trọng và chuyên nghiệp.
2. Phạm vi áp dụng
Quy tắc này áp dụng cho toàn thể người lao động, cấp quản lý, đại diện thương mại, nhân sự kỹ thuật, cộng tác viên, nhà thầu, nhà cung cấp và đối tác khi thực hiện công việc, giao dịch hoặc đại diện cho SAO NAM.
- Hoạt động bán hàng, tư vấn kỹ thuật, báo giá, giao nhận, lắp đặt, bảo trì, hiệu chuẩn, sửa chữa và dịch vụ sau bán hàng.
- Trao đổi với khách hàng, nhà cung cấp, cơ quan quản lý, tổ chức đánh giá, cộng đồng và các bên liên quan.
- Sử dụng email, điện thoại, mạng xã hội, website, tài liệu thương mại, hình ảnh, hồ sơ kỹ thuật và tài sản của công ty.
- Quản lý thông tin cá nhân, thông tin khách hàng, hồ sơ thiết bị, tài liệu kỹ thuật, dữ liệu nội bộ và thông tin bảo mật.
3. Nguyên tắc nền tảng
| Nguyên tắc | Chuẩn mực thực hiện tại SAO NAM |
|---|---|
| Liêm chính | Không gian lận, không che giấu sai lệch, không lợi dụng vị trí công việc để trục lợi cá nhân. |
| Minh bạch | Thông tin báo giá, điều kiện giao dịch, phạm vi dịch vụ, thời gian thực hiện và trách nhiệm các bên phải rõ ràng. |
| Tôn trọng | Tôn trọng đồng nghiệp, khách hàng, đối tác; không quấy rối, xúc phạm, đe dọa hoặc phân biệt đối xử. |
| Trách nhiệm | Chủ động hoàn thành công việc, bảo vệ tài sản công ty, bảo mật thông tin và báo cáo kịp thời rủi ro phát sinh. |
| Chất lượng | Ưu tiên độ chính xác, an toàn, khả năng truy xuất và tính phù hợp trong sản phẩm, dịch vụ, tài liệu kỹ thuật. |
4. Ứng xử trong nội bộ công ty
Giao tiếp lịch sự, đúng mực, lắng nghe ý kiến chuyên môn, hỗ trợ phối hợp giữa kinh doanh, kỹ thuật, kế toán, kho vận và quản lý.
Không chấp nhận lời nói, hành vi, hình ảnh, tin nhắn hoặc hành động có tính xúc phạm, đe dọa, gây áp lực bất hợp lý hoặc quấy rối.
Đánh giá năng lực, phân công và ghi nhận đóng góp dựa trên hiệu quả, trách nhiệm, thái độ và chuẩn mực nghề nghiệp.
Không lan truyền thông tin chưa kiểm chứng, không nói xấu nội bộ, không làm ảnh hưởng đến uy tín của cá nhân, đội nhóm hoặc công ty.
5. Ứng xử với khách hàng, đối tác và nhà cung cấp
SAO NAM đặt sự tin cậy, an toàn và lợi ích hợp pháp của khách hàng làm trọng tâm trong mọi hoạt động tư vấn, bán hàng và dịch vụ kỹ thuật.
- Tư vấn trung thực, không phóng đại tính năng, không cam kết vượt quá năng lực, chứng nhận hoặc phạm vi dịch vụ thực tế.
- Báo giá, hợp đồng, điều kiện thanh toán, thời gian giao hàng, bảo hành, bảo trì và trách nhiệm kỹ thuật phải được thể hiện rõ ràng.
- Không sử dụng thông tin khách hàng cho mục đích ngoài phạm vi công việc khi chưa có căn cứ hợp lệ hoặc sự đồng ý phù hợp.
- Tôn trọng quy định an toàn, bảo mật, phòng sạch, GMP, EHS và quy trình ra vào nhà máy của khách hàng.
- Lựa chọn nhà cung cấp dựa trên chất lượng, năng lực, tuân thủ, giá trị dịch vụ và tính minh bạch, không dựa trên lợi ích cá nhân.
6. Chống tham nhũng, hối lộ, gian lận và lợi ích không phù hợp
SAO NAM không chấp nhận hành vi hối lộ, nhận hối lộ, môi giới hối lộ, chi hoa hồng bất hợp pháp, gian lận chứng từ, thông đồng giá, làm sai lệch hồ sơ hoặc sử dụng lợi ích vật chất để tác động không phù hợp đến quyết định kinh doanh.
Quà tặng, tiếp khách và chi phí công tác
Quà tặng hoặc hoạt động tiếp khách chỉ được xem xét khi có giá trị hợp lý, phù hợp văn hóa kinh doanh, không thường xuyên, không nhằm tác động đến quyết định và không vi phạm quy định của khách hàng, đối tác hoặc pháp luật. Mọi khoản chi phải có chứng từ hợp lệ và được phê duyệt theo quy trình nội bộ.
7. Xung đột lợi ích
Xung đột lợi ích phát sinh khi lợi ích cá nhân, gia đình, quan hệ thân quen hoặc hoạt động bên ngoài có thể ảnh hưởng đến khả năng đưa ra quyết định khách quan cho SAO NAM.
Có người thân làm việc tại nhà cung cấp, khách hàng, đối thủ; sở hữu lợi ích tài chính liên quan; nhận đề nghị lợi ích riêng; làm thêm có liên quan đến lĩnh vực kinh doanh của công ty.
Thông báo cho quản lý trực tiếp hoặc bộ phận phụ trách để được xem xét. Người có xung đột lợi ích không được tự quyết định, phê duyệt hoặc tác động đến giao dịch liên quan.
8. Bảo mật thông tin và bảo vệ dữ liệu cá nhân
Nhân sự và đối tác của SAO NAM có trách nhiệm bảo vệ thông tin nội bộ, thông tin khách hàng, thông tin nhà cung cấp, thông tin kỹ thuật, hồ sơ báo giá, hợp đồng, dữ liệu thiết bị và dữ liệu cá nhân được tiếp cận trong quá trình làm việc.
- Chỉ thu thập, sử dụng, lưu trữ và chia sẻ dữ liệu trong phạm vi công việc, có mục đích rõ ràng và phù hợp quy định.
- Không tự ý gửi tài liệu nội bộ, báo giá, danh sách khách hàng, thông tin liên hệ, hồ sơ thiết bị hoặc dữ liệu cá nhân ra bên ngoài.
- Không chia sẻ mật khẩu, mã truy cập, tài khoản email, tài khoản quản trị website, dữ liệu khách hàng hoặc tài liệu kỹ thuật cho người không có thẩm quyền.
- Khi phát hiện rò rỉ dữ liệu, thất lạc thiết bị lưu trữ hoặc email gửi nhầm, phải báo cáo ngay cho người phụ trách để xử lý kịp thời.
9. Sử dụng tài sản, thương hiệu và thông tin truyền thông
Thiết bị, công cụ, tài khoản, dữ liệu, tài liệu, hình ảnh, biểu mẫu, phương tiện và thời gian làm việc phải được sử dụng đúng mục đích công việc.
Không tự ý sử dụng logo, tên thương mại, hình ảnh khách hàng, hình ảnh thiết bị hoặc thông tin dự án cho mục đích cá nhân, quảng cáo không được duyệt hoặc phát ngôn không chính thức.
Việc đăng tải nội dung lên website, mạng xã hội, tài liệu bán hàng hoặc tài liệu kỹ thuật phải bảo đảm chính xác, không gây hiểu nhầm, không vi phạm bản quyền và không tiết lộ thông tin bảo mật.
10. An toàn, sức khỏe nghề nghiệp và chất lượng dịch vụ
Trong các hoạt động giao nhận, lắp đặt, kiểm tra, bảo trì, hiệu chuẩn, sửa chữa, phun khử trùng hoặc làm việc tại cơ sở khách hàng, nhân sự SAO NAM phải tuân thủ quy định an toàn, vệ sinh lao động, hướng dẫn kỹ thuật, quy định phòng sạch và yêu cầu EHS của từng địa điểm.
- Sử dụng phương tiện bảo hộ phù hợp khi công việc yêu cầu.
- Không vận hành thiết bị khi chưa được hướng dẫn hoặc không đủ điều kiện an toàn.
- Không làm sai lệch kết quả kiểm tra, biên bản dịch vụ, hồ sơ hiệu chuẩn, hồ sơ bảo trì hoặc thông tin nghiệm thu.
- Báo cáo ngay các rủi ro có thể ảnh hưởng đến an toàn, chất lượng, tiến độ hoặc tính toàn vẹn của thiết bị.
11. Trách nhiệm với môi trường và cộng đồng
SAO NAM khuyến khích sử dụng tài nguyên tiết kiệm, giảm lãng phí, phân loại và xử lý vật tư, bao bì, hóa chất, linh kiện, pin, thiết bị điện tử và chất thải phát sinh theo quy định. Các hoạt động dịch vụ liên quan đến hóa chất, khử trùng hoặc phòng sạch phải được thực hiện thận trọng, an toàn và phù hợp hướng dẫn của nhà sản xuất.
12. Hồ sơ, chứng từ và tính chính xác của thông tin
Mọi hồ sơ kinh doanh, kế toán, kho vận, kỹ thuật, bảo hành, bảo trì, hiệu chuẩn, sửa chữa và dịch vụ phải phản ánh đúng bản chất giao dịch, đúng thời điểm, đúng phạm vi công việc và được lưu trữ theo quy định nội bộ.
| Loại hồ sơ | Yêu cầu ứng xử |
|---|---|
| Báo giá, đơn hàng, hợp đồng | Rõ điều kiện, phạm vi, model, số lượng, thời gian giao hàng, bảo hành và trách nhiệm các bên. |
| Biên bản kỹ thuật, nghiệm thu | Ghi nhận trung thực tình trạng thiết bị, công việc đã thực hiện, khuyến nghị và giới hạn kỹ thuật nếu có. |
| Hóa đơn, chứng từ thanh toán | Tuân thủ quy định kế toán, thuế và quy trình phê duyệt nội bộ. |
| Email, tin nhắn, tài liệu | Ngôn ngữ chuyên nghiệp, nội dung chính xác, không gây hiểu nhầm hoặc tạo cam kết không được phê duyệt. |
13. Cạnh tranh lành mạnh và tuân thủ trong kinh doanh
SAO NAM cạnh tranh bằng năng lực kỹ thuật, chất lượng dịch vụ, uy tín, sự phản hồi nhanh và giá trị giải pháp. Nhân sự không được sử dụng thông tin sai lệch để hạ thấp đối thủ, không thông đồng giá, không chia sẻ thông tin bảo mật của khách hàng hoặc đối thủ, không tiếp cận thông tin cạnh tranh bằng phương thức không phù hợp.
14. Kênh phản ánh, bảo vệ người báo cáo và xử lý vi phạm
SAO NAM khuyến khích phản ánh sớm các vấn đề có dấu hiệu vi phạm Bộ Quy Tắc Ứng Xử, pháp luật, quy trình nội bộ, đạo đức kinh doanh, an toàn, bảo mật thông tin, chất lượng dịch vụ hoặc quyền lợi hợp pháp của các bên liên quan.
Email: info@saonamchem.com
Website: saonamchem.com
Hoặc liên hệ người quản lý/bộ phận phụ trách của SAO NAM.
Tiếp nhận thiện chí, xem xét khách quan, bảo mật thông tin trong phạm vi phù hợp, không trả đũa người phản ánh trung thực và xử lý theo mức độ vi phạm.
Biện pháp xử lý
Tùy tính chất, mức độ và hậu quả, vi phạm có thể bị nhắc nhở, đào tạo lại, điều chuyển công việc, kỷ luật lao động, chấm dứt hợp tác, yêu cầu bồi thường hoặc chuyển cơ quan có thẩm quyền theo quy định pháp luật.
15. Căn cứ tham chiếu
Bộ Quy Tắc Ứng Xử này được xây dựng phù hợp với định hướng tuân thủ của doanh nghiệp và tham chiếu các quy định, chuẩn mực liên quan, bao gồm:
- Bộ luật Lao động năm 2019 và các văn bản hướng dẫn liên quan.
- Luật Phòng, chống tham nhũng năm 2018.
- Luật An toàn, vệ sinh lao động năm 2015.
- Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
- Luật Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng năm 2023, có hiệu lực từ ngày 01/7/2024.
- Các nguyên tắc đạo đức kinh doanh, cạnh tranh lành mạnh, bảo mật thông tin và chuẩn mực chuyên nghiệp trong quan hệ với khách hàng, đối tác và nhà cung cấp.
Tài liệu này không thay thế hợp đồng lao động, nội quy lao động, quy chế công ty, chính sách bảo mật, quy trình kỹ thuật hoặc nghĩa vụ pháp lý cụ thể. Khi có khác biệt, quy định pháp luật hiện hành và văn bản được phê duyệt chính thức của công ty sẽ được ưu tiên áp dụng.