Chính sách Chống hối lộ – Chống tham nhũng

1. Mục đích của chính sách

Chính sách này quy định các nguyên tắc và yêu cầu tối thiểu nhằm phòng ngừa, phát hiện và xử lý rủi ro hối lộ, tham nhũng, lợi ích không phù hợp trong hoạt động kinh doanh, mua bán, dịch vụ kỹ thuật, hiệu chuẩn, bảo trì, sửa chữa, tư vấn, đấu thầu, giao nhận, làm việc với khách hàng và nhà cung cấp.

SAO NAM ban hành chính sách này để bảo vệ sự minh bạch trong giao dịch, duy trì niềm tin của khách hàng, đối tác, nhà sản xuất, cơ quan quản lý và toàn thể nhân viên.

2. Nguyên tắc liêm chính của SAO NAM

3. Phạm vi áp dụng

Chính sách áp dụng cho:

• Ban lãnh đạo, người quản lý, nhân viên, cộng tác viên, thực tập sinh và người làm việc nhân danh SAO NAM.
• Nhà cung cấp, nhà thầu phụ, đơn vị giao nhận, tư vấn, đại lý, đối tác kinh doanh và các bên thứ ba hỗ trợ SAO NAM.
• Các hoạt động liên quan đến bán hàng, báo giá, mua hàng, đấu thầu, dịch vụ kỹ thuật, hiệu chuẩn, bảo trì, sửa chữa, nghiệm thu, thanh toán, giao nhận, tiếp khách và hỗ trợ sau bán hàng.

4. Các hành vi bị nghiêm cấm

SAO NAM nghiêm cấm mọi cá nhân hoặc tổ chức liên quan thực hiện, gợi ý, chấp thuận, che giấu hoặc thông đồng thực hiện các hành vi sau:

1. Đưa, hứa đưa, đề nghị đưa tiền, quà tặng, hoa hồng, chiết khấu riêng, lợi ích vật chất hoặc phi vật chất để tác động đến quyết định của khách hàng, đối tác, cơ quan hoặc cá nhân có liên quan.
2. Nhận, yêu cầu, gợi ý hoặc đồng ý nhận tiền, quà tặng, hoa hồng, ưu đãi cá nhân, dịch vụ miễn phí hoặc lợi ích khác để ưu tiên một nhà cung cấp, khách hàng hoặc đối tác.
3. Thông đồng nâng giá, chia hoa hồng ngoài hợp đồng, tạo báo giá giả, chứng từ giả, hợp thức hóa chi phí không có thật hoặc không đúng bản chất.
4. Chi tiền “bôi trơn”, “cảm ơn”, “hỗ trợ ngoài quy trình” hoặc thanh toán không chính thức nhằm thúc đẩy hoặc làm sai lệch quy trình làm việc.
5. Tặng quà, tài trợ, tiếp khách hoặc chiêu đãi vượt mức hợp lý, không có mục đích kinh doanh rõ ràng hoặc có thể tạo cảm giác mua chuộc.
6. Lợi dụng chức vụ, thông tin nội bộ, quan hệ cá nhân hoặc tài sản công ty để thu lợi riêng.
7. Ép buộc, đe dọa, trả đũa hoặc gây bất lợi cho người từ chối hối lộ, từ chối hành vi sai trái hoặc báo cáo vi phạm.

5. Quy định về quà tặng, tiếp khách, tài trợ và chiêu đãi

SAO NAM hiểu rằng trong kinh doanh có thể phát sinh việc tặng quà, tiếp khách hoặc tham gia sự kiện chuyên môn. Tuy nhiên, mọi khoản này phải phù hợp, minh bạch và không nhằm tác động đến quyết định kinh doanh.

Nguyên tắc phê duyệt nội bộ

• Nhân viên phải báo cáo và xin ý kiến quản lý trước khi tặng hoặc nhận quà có giá trị đáng kể, có tính lặp lại hoặc có khả năng tạo hiểu nhầm.
• Không tặng hoặc nhận quà trong các giai đoạn nhạy cảm như lựa chọn nhà cung cấp, chấm thầu, phê duyệt báo giá, nghiệm thu, thanh toán hoặc xử lý khiếu nại.
• Mọi khoản tiếp khách, tài trợ, hội thảo, chi phí đi lại, lưu trú phải có chứng từ hợp lệ và được ghi nhận đúng bản chất.

6. Hoa hồng, chiết khấu, đại lý, tư vấn và bên thứ ba

SAO NAM chỉ chấp nhận hoa hồng, chiết khấu, phí tư vấn, phí đại lý hoặc thù lao bên thứ ba khi khoản chi đó hợp pháp, có hợp đồng rõ ràng, tương xứng với dịch vụ thật, được phê duyệt và có chứng từ đầy đủ.

Các khoản thanh toán cho bên thứ ba không được sử dụng để che giấu hối lộ, “lại quả”, chi phí bôi trơn hoặc lợi ích cá nhân cho khách hàng, nhân viên, nhà cung cấp, cán bộ, người có chức vụ hoặc người có ảnh hưởng đến quyết định kinh doanh.

Dấu hiệu rủi ro cần kiểm tra kỹ

• Bên thứ ba yêu cầu thanh toán tiền mặt, tài khoản cá nhân hoặc tài khoản không cùng tên pháp nhân.
• Phí tư vấn, phí môi giới hoặc hoa hồng cao bất thường so với giá trị công việc.
• Không cung cấp được hợp đồng, phạm vi công việc, biên bản nghiệm thu hoặc chứng từ hợp lệ.
• Đề nghị giữ bí mật khoản chi, ghi sai nội dung hóa đơn hoặc chia nhỏ khoản thanh toán.
• Có quan hệ thân nhân, lợi ích cá nhân hoặc quan hệ không minh bạch với bên ra quyết định.

7. Xung đột lợi ích

Xung đột lợi ích xảy ra khi lợi ích cá nhân, gia đình, bạn bè hoặc lợi ích tài chính riêng có thể ảnh hưởng đến sự khách quan trong công việc.

Nhân viên SAO NAM phải chủ động khai báo với quản lý khi:

• Có người thân, bạn bè hoặc lợi ích tài chính tại nhà cung cấp, khách hàng, đối tác hoặc đối thủ cạnh tranh.
• Tham gia quyết định mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp, báo giá, nghiệm thu hoặc thanh toán có liên quan đến cá nhân quen biết.
• Được đề nghị lợi ích cá nhân để ưu tiên, bỏ qua lỗi, tác động báo giá hoặc thay đổi kết quả dịch vụ.

8. Minh bạch hồ sơ, chứng từ và kế toán

SAO NAM yêu cầu tất cả giao dịch phải được ghi nhận trung thực, đầy đủ, đúng bản chất và có chứng từ phù hợp. Không cá nhân nào được lập, phê duyệt hoặc sử dụng hồ sơ sai lệch để che giấu khoản chi không phù hợp.

• Không lập hóa đơn, phiếu chi, hợp đồng, báo giá, biên bản nghiệm thu, phiếu giao hàng hoặc hồ sơ dịch vụ sai sự thật.
• Không chia nhỏ khoản thanh toán để né phê duyệt hoặc che giấu bản chất giao dịch.
• Không sử dụng quỹ ngoài sổ sách, quỹ không được phê duyệt hoặc tài khoản cá nhân cho hoạt động công ty.
• Không sửa đổi kết quả kiểm tra, hiệu chuẩn, bảo trì, nghiệm thu hoặc hồ sơ kỹ thuật để đổi lấy lợi ích.

9. Yêu cầu đối với nhà cung cấp và đối tác

Nhà cung cấp, nhà thầu phụ, tư vấn, đại lý và đối tác làm việc với SAO NAM phải tuân thủ nguyên tắc kinh doanh liêm chính, không đưa hoặc nhận hối lộ, không thông đồng, không tạo chứng từ giả và không đề nghị lợi ích cá nhân cho nhân viên SAO NAM hoặc khách hàng của SAO NAM.

SAO NAM có quyền từ chối, tạm ngừng hoặc chấm dứt hợp tác nếu phát hiện đối tác có dấu hiệu hối lộ, tham nhũng, gian lận, thông đồng, vi phạm bảo mật hoặc vi phạm nghiêm trọng chuẩn mực đạo đức kinh doanh.

10. Đào tạo, kiểm soát và rà soát định kỳ

SAO NAM khuyến khích đào tạo định kỳ cho nhân viên liên quan đến bán hàng, mua hàng, dịch vụ kỹ thuật, kế toán, kho vận và quản lý nhà cung cấp về nhận diện rủi ro hối lộ – tham nhũng.

• Rà soát các khoản chi tiếp khách, quà tặng, tài trợ, hoa hồng, phí tư vấn và chi phí bên thứ ba.
• Kiểm tra chứng từ đối với giao dịch có dấu hiệu bất thường.
• Cập nhật chính sách khi có thay đổi pháp luật, yêu cầu của khách hàng, hãng sản xuất hoặc chuẩn mực quốc tế liên quan.

11. Kênh phản ánh và bảo vệ người báo cáo

Nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp và đối tác có thể phản ánh hành vi nghi ngờ vi phạm chính sách này thông qua các kênh liên hệ của SAO NAM.

Cam kết không trả đũa

SAO NAM không chấp nhận mọi hình thức trả đũa, gây áp lực, đe dọa, phân biệt đối xử hoặc gây bất lợi đối với người báo cáo thiện chí, người từ chối hối lộ hoặc người hợp tác trong quá trình xác minh.

Thông tin phản ánh sẽ được xem xét trên nguyên tắc bảo mật phù hợp, khách quan, công bằng và tôn trọng các bên liên quan.

12. Xử lý vi phạm

Tùy mức độ, hành vi vi phạm chính sách có thể dẫn đến nhắc nhở, đào tạo lại, thu hồi quyền hạn, kỷ luật lao động, chấm dứt hợp đồng, chấm dứt hợp tác, yêu cầu bồi thường thiệt hại hoặc chuyển hồ sơ cho cơ quan có thẩm quyền theo quy định pháp luật.

SAO NAM khuyến khích mọi cá nhân chủ động hỏi ý kiến quản lý khi chưa chắc chắn về tính phù hợp của một khoản chi, món quà, lời mời, đề nghị hoa hồng, giao dịch với bên thứ ba hoặc tình huống có thể phát sinh xung đột lợi ích.

13. Căn cứ và chuẩn mực tham chiếu

Chính sách này được xây dựng dựa trên định hướng tuân thủ pháp luật Việt Nam và các thông lệ quốc tế về phòng chống hối lộ, tham nhũng, đạo đức kinh doanh và quản trị doanh nghiệp.

• Luật Phòng, chống tham nhũng 2018 của Việt Nam.
• Bộ luật Hình sự 2015, được sửa đổi, bổ sung năm 2017, liên quan đến các tội danh về hối lộ, tham nhũng và chức vụ.
• Công ước Liên Hợp Quốc về Chống tham nhũng.
• Các khuyến nghị và thông lệ quốc tế về phòng chống hối lộ trong giao dịch kinh doanh.

Tài liệu này là chính sách nội bộ và cam kết công khai của SAO NAM, không thay thế tư vấn pháp lý chuyên môn trong từng vụ việc cụ thể.