Tuân thủ & Trách nhiệm doanh nghiệp
Chính sách Liên tục kinh doanh, Sao lưu và Khôi phục sau thảm họa của SAO NAM
SAO NAM cam kết duy trì khả năng cung cấp các dịch vụ thiết yếu, bảo vệ hồ sơ và dữ liệu quan trọng, khôi phục hoạt động có kiểm soát và phối hợp minh bạch với khách hàng, nhà sản xuất cùng các bên liên quan khi xảy ra gián đoạn hoặc thảm họa.
Ưu tiên con người · Duy trì dịch vụ quan trọng · Sao lưu có kiểm soát · Khôi phục có kiểm chứng · Phân công rõ trách nhiệm · Cải tiến sau sự cố
Mục lục
1. Mục đích
Chính sách này xác lập các nguyên tắc để SAO NAM phòng ngừa, chuẩn bị, ứng phó và phục hồi khi xảy ra sự kiện gây gián đoạn hoạt động. Mục tiêu là bảo vệ con người, giảm thiểu ảnh hưởng đối với khách hàng, duy trì các dịch vụ quan trọng và bảo đảm hồ sơ, dữ liệu cùng tài sản thiết yếu có thể được phục hồi phù hợp.
An toàn của nhân viên, khách hàng, nhà thầu và cộng đồng luôn được ưu tiên cao nhất.
Ưu tiên các hoạt động có ảnh hưởng đến an toàn, sản xuất, chất lượng, dữ liệu và nghĩa vụ hợp đồng.
Khôi phục phải dựa trên bản sao đáng tin cậy, quy trình rõ ràng và kiểm tra trước khi đưa lại vào sử dụng.
2. Phạm vi áp dụng
Chính sách áp dụng cho toàn bộ nhân viên, quản lý, kỹ sư, cộng tác viên, nhà thầu phụ và các đơn vị thực hiện công việc nhân danh SAO NAM.
Phạm vi bao gồm:
- Hoạt động tư vấn, bán hàng, giao nhận, lắp đặt, hiệu chuẩn, bảo trì, sửa chữa, đào tạo và hỗ trợ kỹ thuật.
- Hồ sơ hợp đồng, hồ sơ dịch vụ, chứng chỉ, báo cáo, tài liệu thẩm định, dữ liệu liên hệ khách hàng và dữ liệu vận hành nội bộ.
- Máy tính, phần mềm, thư mục dùng chung, hệ thống email, website, công cụ làm việc từ xa và phương tiện lưu trữ.
- Nhân sự chủ chốt, thiết bị dịch vụ, chuẩn/thiết bị tham chiếu, phụ tùng, vật tư và kênh liên lạc với nhà sản xuất.
- Hoạt động hỗ trợ đối với hệ thống đặt tại cơ sở khách hàng trong phạm vi hợp đồng và quyền được khách hàng cho phép.
3. Thuật ngữ và định nghĩa
| Thuật ngữ | Ý nghĩa sử dụng trong chính sách |
|---|---|
| Business Continuity | Khả năng tiếp tục cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ ở mức chấp nhận được trong và sau một sự kiện gián đoạn. |
| Backup | Bản sao có kiểm soát của dữ liệu, cấu hình, phần mềm hoặc hồ sơ dùng cho mục đích phục hồi. |
| Disaster Recovery | Kế hoạch và biện pháp khôi phục hệ thống, dữ liệu và hạ tầng sau sự cố nghiêm trọng hoặc thảm họa. |
| RTO | Khoảng thời gian mục tiêu để khôi phục một hoạt động hoặc hệ thống sau gián đoạn. |
| RPO | Mức dữ liệu tối đa có thể bị mất, thường biểu thị bằng khoảng thời gian giữa lần sao lưu và thời điểm sự cố. |
| Dịch vụ quan trọng | Dịch vụ mà việc gián đoạn có thể ảnh hưởng đáng kể đến an toàn, sản xuất, chất lượng, dữ liệu, nghĩa vụ pháp lý hoặc khách hàng. |
4. Nguyên tắc quản trị
Nguồn lực phục hồi được phân bổ trước cho hoạt động có ảnh hưởng lớn nhất đến an toàn, GxP, khách hàng và nghĩa vụ hợp đồng.
Hạn chế phụ thuộc vào một người, một thiết bị, một nhà cung cấp, một vị trí hoặc một phương tiện lưu trữ duy nhất.
Chỉ có bản sao là chưa đủ; khả năng phục hồi phải được kiểm tra phù hợp.
Khách hàng và bên liên quan được thông báo phù hợp về ảnh hưởng, biện pháp tạm thời, tiến độ và trạng thái phục hồi.
Mọi biện pháp khẩn cấp ảnh hưởng hệ thống, dữ liệu hoặc cấu hình phải được ghi nhận và xác minh sau khi thực hiện.
Mỗi sự cố hoặc diễn tập là đầu vào để cập nhật kế hoạch, đào tạo, nguồn lực và hành động phòng ngừa.
5. Dịch vụ và nguồn lực quan trọng
SAO NAM xác định và duy trì danh mục các dịch vụ, hồ sơ và nguồn lực cần ưu tiên khi xảy ra gián đoạn.
| Nhóm ưu tiên | Ví dụ | Biện pháp dự phòng |
|---|---|---|
| An toàn và sự cố GxP | Sự cố thiết bị/hệ thống ảnh hưởng chất lượng, dữ liệu hoặc sản xuất. | Đầu mối khẩn cấp, phân loại mức độ, chuyển cấp OEM, hỗ trợ từ xa/tại chỗ. |
| Dịch vụ kỹ thuật thiết yếu | Hiệu chuẩn, bảo trì, sửa chữa hoặc kiểm tra chức năng theo lịch cam kết. | Nhân sự thay thế, đào tạo chéo, điều phối lịch, dụng cụ dự phòng, thuê ngoài được phê duyệt. |
| Hồ sơ và chứng chỉ | Service report, chứng chỉ hiệu chuẩn, tài liệu IQ/OQ, hồ sơ bàn giao. | Lưu bản điện tử có phân quyền, sao lưu và quy trình phát hành lại. |
| Liên lạc khách hàng/OEM | Email, điện thoại, danh sách liên hệ, ticket hỗ trợ. | Nhiều kênh liên lạc, danh sách dự phòng, quyền truy cập thay thế. |
| Thiết bị và phụ tùng | Máy tính dịch vụ, chuẩn tham chiếu, dụng cụ chuyên dùng, linh kiện. | Kiểm kê, bảo trì, thiết bị thay thế, nguồn cung thứ hai hoặc hỗ trợ OEM. |
6. Đánh giá rủi ro gián đoạn
Rủi ro gián đoạn được xem xét định kỳ và khi có thay đổi đáng kể. Các kịch bản có thể bao gồm:
Ngập lụt, cháy, bão, mất điện, gián đoạn internet, hư hỏng cơ sở.
Thiếu nhân sự chủ chốt, dịch bệnh, tai nạn, hạn chế di chuyển hoặc xung đột lịch.
Mất dữ liệu, lỗi máy tính, mã độc, hỏng ổ lưu trữ, mất tài khoản hoặc lỗi phần mềm.
Chậm linh kiện, vật tư, vận chuyển, hải quan hoặc ngừng hỗ trợ từ nhà cung cấp.
Không thể tiếp cận cơ sở, thay đổi lịch sản xuất, hạn chế an toàn hoặc an ninh.
Thay đổi quy định, sự cố đạo đức, lộ dữ liệu hoặc truyền thông không kiểm soát.
Đánh giá rủi ro cần xem xét khả năng xảy ra, mức độ ảnh hưởng, thời gian chịu đựng tối đa, nguồn lực thay thế và biện pháp giảm thiểu.
7. Kế hoạch liên tục kinh doanh
Kích hoạt kế hoạch
Người có thẩm quyền đánh giá sự kiện, mức độ ảnh hưởng và quyết định kích hoạt kế hoạch liên tục kinh doanh.
Bảo đảm an toàn
Ưu tiên con người, cô lập khu vực nguy hiểm, ngừng hoạt động không an toàn và liên hệ cơ quan hỗ trợ khi cần.
Thiết lập đội ứng phó
Chỉ định người điều phối, kỹ thuật, chất lượng, khách hàng, hậu cần và đầu mối OEM.
Duy trì hoạt động tối thiểu
Chuyển sang hỗ trợ từ xa, làm việc thay thế, ưu tiên ticket quan trọng và tái phân bổ nhân sự/dụng cụ.
Khôi phục theo thứ tự ưu tiên
Phục hồi kênh liên lạc, hồ sơ, hệ thống, thiết bị và dịch vụ theo mức độ ảnh hưởng đã xác định.
Trở lại trạng thái bình thường
Xác minh hoạt động, xử lý công việc tồn, thông báo bên liên quan và đóng sự kiện sau khi hoàn tất đánh giá.
8. Chính sách sao lưu
SAO NAM duy trì sao lưu phù hợp đối với hồ sơ và dữ liệu nội bộ quan trọng. Phạm vi, tần suất và phương thức sao lưu được xác định dựa trên rủi ro, giá trị dữ liệu và yêu cầu khôi phục.
| Nội dung | Nguyên tắc kiểm soát |
|---|---|
| Phạm vi | Hồ sơ khách hàng, hợp đồng, service report, chứng chỉ, tài liệu dự án, bộ cài, license, cấu hình và dữ liệu vận hành cần thiết. |
| Tần suất | Phù hợp tốc độ phát sinh dữ liệu, mức mất dữ liệu chấp nhận được và yêu cầu hợp đồng. |
| Phân tách | Không lưu duy nhất tại cùng thiết bị hoặc cùng vị trí với dữ liệu gốc khi có thể hợp lý. |
| Phân quyền | Chỉ người được ủy quyền được tạo, thay đổi, khôi phục hoặc xóa bản sao lưu. |
| Bảo mật | Mã hóa, kiểm soát truy cập, bảo vệ endpoint và kênh truyền phù hợp với mức độ nhạy cảm. |
| Kiểm tra | Kiểm tra trạng thái job, tính toàn vẹn và khả năng đọc/khôi phục theo tần suất phù hợp. |
| Lưu giữ và xóa | Thực hiện theo thời hạn pháp luật, hợp đồng, nhu cầu kinh doanh và chính sách xử lý dữ liệu. |
9. Phục hồi dữ liệu và hệ thống
Phục hồi phải được thực hiện có kiểm soát để tránh ghi đè dữ liệu hợp lệ, sử dụng sai phiên bản hoặc đưa hệ thống chưa được xác minh trở lại hoạt động.
- Xác định phạm vi sự cố, phiên bản cần phục hồi, thời điểm khôi phục và dữ liệu có thể bị ảnh hưởng.
- Bảo toàn bằng chứng và dữ liệu hiện có trước khi thực hiện phục hồi.
- Chọn bản sao lưu phù hợp, xác nhận trạng thái, ngày giờ, phiên bản và tính toàn vẹn.
- Thực hiện phục hồi trong môi trường kiểm soát hoặc theo hướng dẫn của OEM/IT.
- Kiểm tra tài khoản, cấu hình, kết nối, license, cảnh báo, thời gian hệ thống, dữ liệu và báo cáo.
- Ghi nhận thao tác, sai lệch, kết quả kiểm tra và phê duyệt trước khi đưa vào sử dụng.
- Đánh giá dữ liệu phát sinh trong khoảng gián đoạn và kế hoạch nhập lại/đối chiếu khi cần.
10. Phục hồi sau thảm họa – Disaster Recovery
Kế hoạch Disaster Recovery được áp dụng khi sự cố vượt quá khả năng xử lý thông thường hoặc làm mất khả năng sử dụng cơ sở, hệ thống, thiết bị hoặc dữ liệu quan trọng.
Do người có thẩm quyền quyết định dựa trên mức độ ảnh hưởng, thời gian dự kiến và khả năng phục hồi tại chỗ.
Làm việc từ xa, địa điểm tạm thời, thiết bị thay thế, kênh liên lạc dự phòng hoặc hỗ trợ trực tiếp từ OEM.
Ưu tiên dữ liệu, cấu hình, hồ sơ và công cụ cần thiết để duy trì dịch vụ quan trọng.
Kiểm tra tính đầy đủ, đúng phiên bản, chức năng, bảo mật và khả năng truy xuất trước khi sử dụng.
11. Ứng phó và quản lý sự cố
Phát hiện và thông báo
Người phát hiện phải báo ngay cho đầu mối phụ trách, mô tả sự việc, thời điểm và ảnh hưởng ban đầu.
Phân loại mức độ
Xem xét an toàn, dữ liệu, khách hàng, GxP, tài chính, pháp lý và uy tín.
Khống chế tạm thời
Cô lập thiết bị/tài khoản, dừng thao tác nguy hiểm, bảo toàn dữ liệu và sử dụng phương án dự phòng.
Khôi phục và xác minh
Thực hiện biện pháp phục hồi, kiểm tra hiệu lực và xác nhận điều kiện hoạt động.
Điều tra và CAPA
Phân tích nguyên nhân, xác định hành động khắc phục/phòng ngừa và cập nhật kế hoạch.
12. Truyền thông trong tình huống khẩn cấp
- Thông tin phải chính xác, nhất quán, đúng thẩm quyền và phù hợp mức độ ảnh hưởng.
- Khách hàng bị ảnh hưởng được thông báo về sự cố, dịch vụ liên quan, biện pháp tạm thời và thời gian dự kiến khi có đủ thông tin.
- Không công bố nguyên nhân chưa được xác minh hoặc dữ liệu nhạy cảm cho người không có thẩm quyền.
- Mọi thông báo cho cơ quan quản lý, truyền thông hoặc công chúng phải do người được ủy quyền thực hiện.
- Danh sách liên hệ khẩn cấp của nhân sự, khách hàng, OEM, nhà cung cấp và cơ quan hỗ trợ phải được duy trì phù hợp.
13. Nhà cung cấp, nhà thầu phụ và OEM
Khả năng liên tục kinh doanh của SAO NAM phụ thuộc một phần vào nhà sản xuất, đơn vị logistics, nhà cung cấp CNTT, nhà thầu phụ và các đối tác dịch vụ.
- Đánh giá mức độ phụ thuộc và xác định nguồn cung hoặc phương án thay thế cho các hạng mục quan trọng.
- Duy trì thông tin liên hệ kỹ thuật, bảo hành, spare parts, license và escalation của OEM.
- Yêu cầu nhà thầu phụ bảo vệ dữ liệu, duy trì năng lực và thông báo sự cố ảnh hưởng đến dịch vụ.
- Đánh giá tác động khi nhà cung cấp ngừng hỗ trợ, thay đổi sản phẩm, chậm giao hoặc gặp sự cố nghiêm trọng.
- Không sử dụng nhà cung cấp thay thế cho công việc GxP quan trọng nếu chưa đánh giá năng lực và kiểm soát phù hợp.
14. Kiểm tra, diễn tập và bằng chứng sẵn sàng
SAO NAM kiểm tra và rà soát các thành phần của kế hoạch liên tục kinh doanh theo mức độ rủi ro. Hoạt động có thể gồm:
| Hình thức | Nội dung | Tần suất định hướng |
|---|---|---|
| Rà soát bàn giấy | Danh sách liên hệ, vai trò, kịch bản, tài liệu và nguồn lực. | Ít nhất hằng năm hoặc sau thay đổi lớn. |
| Kiểm tra bản sao lưu | Trạng thái job, quyền truy cập, khả năng đọc và tính đầy đủ. | Theo lịch vận hành và mức độ quan trọng. |
| Thử khôi phục | Khôi phục một phần hoặc toàn bộ dữ liệu/cấu hình trong môi trường phù hợp. | Định kỳ hoặc sau thay đổi đáng kể. |
| Diễn tập truyền thông | Kích hoạt danh sách liên hệ, phân công và luồng thông tin. | Khi có nhu cầu hoặc tối thiểu theo đợt rà soát. |
| Đánh giá sau sự cố | Lessons learned, nguyên nhân, CAPA và cập nhật kế hoạch. | Sau mỗi sự cố hoặc diễn tập đáng kể. |
15. Trách nhiệm thực hiện
Phê duyệt chính sách, quyết định kích hoạt, cung cấp nguồn lực và giám sát rủi ro nghiêm trọng.
Duy trì kế hoạch, hồ sơ sự cố, kiểm tra khôi phục, CAPA và phối hợp OEM.
Quản lý thiết bị, tài khoản, sao lưu, bảo mật, khôi phục và bằng chứng kỹ thuật thuộc phạm vi nội bộ.
Duy trì kênh liên lạc, thông báo ảnh hưởng, điều phối ưu tiên và cập nhật trạng thái cho khách hàng.
Bảo vệ thiết bị, hồ sơ và dữ liệu; báo cáo sự cố; tuân thủ phương án thay thế và hướng dẫn phục hồi.
Biết kênh báo cáo, bảo vệ tài sản, không tự ý xử lý ngoài thẩm quyền và tham gia diễn tập khi được yêu cầu.
16. Căn cứ và tài liệu tham chiếu
- Chính sách Chất lượng và Tuân thủ GxP của SAO NAM.
- Chính sách Hệ thống máy tính hóa và Data Integrity của SAO NAM.
- Chính sách Bảo mật thông tin và dữ liệu cá nhân.
- Cơ chế phản ánh và khiếu nại; quy trình xử lý sự cố, CAPA và kiểm soát thay đổi.
- Yêu cầu hợp đồng, URS, kế hoạch thẩm định, SOP và hướng dẫn OEM áp dụng cho từng hệ thống.
- Các nguyên tắc quản lý rủi ro, an ninh thông tin, liên tục kinh doanh và phục hồi sau thảm họa phù hợp với quy mô hoạt động.
Đầu mối Liên tục kinh doanh và Khôi phục sau thảm họa
Khách hàng và các bên liên quan có thể liên hệ SAO NAM để làm rõ phạm vi hỗ trợ khẩn cấp, sao lưu, phục hồi hệ thống, điều phối kỹ thuật hoặc yêu cầu hồ sơ liên quan đến một dự án cụ thể.
Email chất lượng/kỹ thuật: ngo.saonam@gmail.com
Email chung: info@saonamchem.com
Điện thoại: 0903 880 821 · (028) 6260 2704
Địa chỉ: 92 Đường số 13, Phường An Lạc, Thành phố Hồ Chí Minh
17. Hiệu lực và rà soát
Chính sách có hiệu lực kể từ ngày được công bố trên website của SAO NAM. Nội dung được rà soát ít nhất hằng năm hoặc sớm hơn khi có thay đổi đáng kể về hoạt động, nhân sự, hạ tầng, hệ thống, nhà cung cấp, yêu cầu pháp lý, sự cố hoặc kết quả diễn tập.
Các thông tin nhạy cảm như vị trí bản sao lưu, kiến trúc mạng, tài khoản, sơ đồ khôi phục chi tiết và danh sách liên hệ khẩn cấp không được công khai trên website; các nội dung này được quản lý trong tài liệu nội bộ có kiểm soát.
CÔNG TY SAO NAM
Ngày công bố: 11/05/2026
Chính sách Liên tục kinh doanh, Sao lưu và Khôi phục sau thảm họa – Phiên bản 1.0
Áp dụng cho nhân viên, nhà thầu phụ, khách hàng và các bên liên quan trong phạm vi hoạt động được kiểm soát.