Chính sách Nhà cung cấp
SAO NAM cam kết xây dựng chuỗi cung ứng minh bạch, có trách nhiệm và phù hợp với các yêu cầu pháp luật, đạo đức kinh doanh, chất lượng dịch vụ, an toàn, bảo mật thông tin, nhân quyền lao động và bảo vệ môi trường.
Chính sách này là cơ sở để SAO NAM lựa chọn, đánh giá, hợp tác và duy trì quan hệ với các đối tác trong hoạt động kinh doanh, dịch vụ kỹ thuật, thiết bị, vật tư, logistics và hỗ trợ khách hàng.
1. Mục đích của chính sách
Chính sách Nhà cung cấp được xây dựng nhằm xác định những yêu cầu tối thiểu mà SAO NAM mong đợi từ các nhà cung cấp và đối tác kinh doanh khi tham gia vào chuỗi cung ứng của công ty.
Hợp tác dựa trên thông tin trung thực, hồ sơ rõ ràng, chứng từ hợp lệ và quy trình mua bán minh bạch.
Tôn trọng pháp luật Việt Nam, các cam kết hợp đồng, yêu cầu khách hàng và thông lệ quốc tế phù hợp.
Giảm thiểu rủi ro về đạo đức kinh doanh, chất lượng, an toàn, môi trường, dữ liệu cá nhân và nhân quyền lao động.
2. Phạm vi áp dụng
Chính sách này áp dụng cho tất cả nhà cung cấp, nhà thầu phụ, đơn vị logistics, đại lý, nhà phân phối, đơn vị tư vấn, đối tác dịch vụ, cộng tác viên, bên trung gian và các bên thứ ba có giao dịch hoặc hợp tác với SAO NAM.
- Nhà cung cấp thiết bị, phụ kiện, linh kiện, vật tư, hóa chất, tiêu hao và hàng hóa liên quan.
- Đối tác dịch vụ kỹ thuật, hiệu chuẩn, bảo trì, sửa chữa, kiểm định, vận chuyển và lắp đặt.
- Đơn vị cung cấp dịch vụ marketing, công nghệ thông tin, phần mềm, lưu trữ dữ liệu, tư vấn và hỗ trợ vận hành.
- Bên thứ ba có tiếp xúc với thông tin khách hàng, hồ sơ kỹ thuật, dữ liệu cá nhân, tài sản hoặc khu vực làm việc của SAO NAM/khách hàng.
3. Nguyên tắc hợp tác với nhà cung cấp
3.1. Lựa chọn công bằng
SAO NAM lựa chọn nhà cung cấp dựa trên năng lực, chất lượng, tính phù hợp kỹ thuật, uy tín, giá trị dịch vụ, điều kiện thương mại, khả năng đáp ứng chứng từ và mức độ tuân thủ.
3.2. Không thiên vị lợi ích cá nhân
Quyết định mua hàng, thuê dịch vụ hoặc hợp tác không được bị chi phối bởi quà tặng, hoa hồng bất hợp pháp, quan hệ cá nhân, lợi ích riêng hoặc bất kỳ hình thức xung đột lợi ích nào.
3.3. Hợp đồng và chứng từ rõ ràng
Các giao dịch cần có báo giá, đơn đặt hàng, hợp đồng, phiếu giao nhận, hóa đơn, chứng từ kỹ thuật hoặc hồ sơ liên quan phù hợp với bản chất giao dịch.
3.4. Tôn trọng tiêu chuẩn khách hàng
Khi cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ cho các ngành có yêu cầu cao như dược phẩm, phòng sạch, bệnh viện, phòng thí nghiệm và sản xuất công nghiệp, nhà cung cấp phải tuân thủ các yêu cầu kỹ thuật, an toàn và bảo mật tương ứng.
4. Yêu cầu tuân thủ pháp luật và đạo đức kinh doanh
- Tuân thủ pháp luật Việt Nam và các quy định áp dụng tại nơi nhà cung cấp hoạt động.
- Không thực hiện, đề nghị, hứa hẹn, chấp nhận hoặc tạo điều kiện cho hành vi hối lộ, tham nhũng, chi phí “bôi trơn”, hoa hồng bất hợp pháp hoặc lợi ích không chính đáng.
- Không làm giả, sửa đổi sai lệch, che giấu hoặc cung cấp hồ sơ, chứng từ, chứng nhận, CO/CQ, catalogue, thông số kỹ thuật, biên bản dịch vụ hoặc tài liệu liên quan không đúng sự thật.
- Không thông đồng, gian lận đấu thầu/báo giá, thao túng giá, chia sẻ thông tin cạnh tranh không phù hợp hoặc thực hiện hành vi cạnh tranh không lành mạnh.
- Thông báo kịp thời cho SAO NAM khi có rủi ro pháp lý, xung đột lợi ích, thay đổi xuất xứ hàng hóa, thay đổi thông số kỹ thuật hoặc thay đổi điều kiện cung cấp có thể ảnh hưởng đến khách hàng.
5. Chống hối lộ, quà tặng và xung đột lợi ích
| Nội dung | Yêu cầu đối với nhà cung cấp |
|---|---|
| Hối lộ | Không đưa tiền, quà, ưu đãi, hoa hồng, tài trợ, khoản thanh toán hoặc lợi ích cá nhân để tác động đến quyết định của nhân viên SAO NAM hoặc khách hàng. |
| Quà tặng | Quà tặng, tiếp khách hoặc tài trợ nếu có phải ở mức hợp lý, minh bạch, không thường xuyên, không tạo nghĩa vụ đáp lại và không diễn ra trong giai đoạn báo giá, đàm phán, nghiệm thu hoặc xử lý khiếu nại. |
| Chi phí bôi trơn | Không thực hiện các khoản chi không chính thức nhằm thúc đẩy thủ tục, giao hàng, nghiệm thu, thanh toán hoặc đạt lợi thế kinh doanh. |
| Xung đột lợi ích | Thông báo cho SAO NAM nếu nhà cung cấp có quan hệ cá nhân, tài chính, sở hữu hoặc lợi ích có thể ảnh hưởng đến tính khách quan của giao dịch. |
6. Nhân quyền, lao động và điều kiện làm việc
SAO NAM mong đợi nhà cung cấp tôn trọng nhân quyền và quyền lao động trong toàn bộ hoạt động của mình.
6.1. Lao động tự nguyện
- Không sử dụng lao động cưỡng bức, lao động bị đe dọa, lao động trả nợ, buôn người hoặc giữ giấy tờ cá nhân trái ý muốn.
- Người lao động được tự do chấm dứt quan hệ lao động theo quy định pháp luật và hợp đồng.
6.2. Lao động trẻ em và lao động chưa thành niên
- Không sử dụng lao động trẻ em trái quy định pháp luật.
- Lao động chưa thành niên, nếu có, phải được bảo vệ phù hợp về thời giờ làm việc, loại công việc, sức khỏe và an toàn.
6.3. Không phân biệt đối xử
- Không phân biệt đối xử trong tuyển dụng, trả lương, đào tạo, thăng tiến hoặc chấm dứt hợp đồng.
- Không quấy rối, lăng mạ, đe dọa, bạo lực hoặc đối xử thiếu tôn trọng tại nơi làm việc.
6.4. Lương, phúc lợi và thời giờ làm việc
- Tuân thủ quy định pháp luật về tiền lương, thời giờ làm việc, nghỉ ngơi, bảo hiểm và các quyền lợi bắt buộc.
- Không ép buộc làm thêm giờ trái quy định hoặc che giấu thông tin về điều kiện lao động.
7. An toàn, sức khỏe nghề nghiệp và làm việc tại hiện trường
Nhà cung cấp khi thực hiện công việc tại văn phòng, kho, phòng sạch, nhà máy, phòng thí nghiệm hoặc địa điểm khách hàng của SAO NAM phải tuân thủ đầy đủ yêu cầu an toàn.
- Đào tạo nhân sự phù hợp với tính chất công việc, đặc biệt là điện, hóa chất, áp suất, vận chuyển, nâng hạ, phòng sạch, khu vực kiểm soát và thiết bị kỹ thuật.
- Sử dụng phương tiện bảo vệ cá nhân phù hợp, tuân thủ nội quy nhà máy, quy định an toàn của khách hàng và hướng dẫn của SAO NAM.
- Không làm việc khi không đủ điều kiện sức khỏe, thiếu năng lực chuyên môn, thiếu dụng cụ phù hợp hoặc khi có rủi ro chưa được kiểm soát.
- Báo cáo ngay tai nạn, sự cố, gần xảy ra sự cố, mất an toàn, rò rỉ, hư hỏng tài sản hoặc nguy cơ ảnh hưởng đến người, thiết bị, môi trường và sản phẩm của khách hàng.
8. Chất lượng hàng hóa, dịch vụ và tuân thủ kỹ thuật
SAO NAM phục vụ nhiều khách hàng trong lĩnh vực phòng sạch, dược phẩm, phòng thí nghiệm và sản xuất có yêu cầu cao về chất lượng. Vì vậy, nhà cung cấp phải bảo đảm:
Hàng hóa, linh kiện, vật tư, hóa chất, thiết bị và dịch vụ phải đúng model, xuất xứ, tiêu chuẩn, thông số, điều kiện bảo quản và thỏa thuận kỹ thuật.
Cung cấp đầy đủ chứng từ hợp lệ như CO/CQ, SDS, catalogue, hướng dẫn sử dụng, biên bản giao nhận, chứng nhận hiệu chuẩn hoặc hồ sơ kỹ thuật khi được yêu cầu.
Không thay thế sản phẩm, thay đổi cấu hình, dùng hàng tương đương, hàng cũ, hàng tân trang hoặc hàng không rõ nguồn gốc khi chưa có phê duyệt bằng văn bản.
9. Bảo mật thông tin và dữ liệu cá nhân
Nhà cung cấp có thể tiếp cận thông tin của SAO NAM, khách hàng, đối tác hoặc nhân viên trong quá trình hợp tác. Các thông tin này phải được bảo vệ nghiêm túc.
- Không tiết lộ thông tin báo giá, hợp đồng, dữ liệu khách hàng, hồ sơ thiết bị, tài liệu kỹ thuật, hình ảnh tại nhà máy, thông tin tài chính, tài khoản truy cập hoặc dữ liệu cá nhân khi chưa được cho phép.
- Chỉ sử dụng thông tin cho đúng mục đích hợp tác với SAO NAM; không sao chép, chuyển tiếp, lưu trữ ngoài phạm vi cần thiết hoặc dùng cho mục đích thương mại riêng.
- Có biện pháp bảo vệ dữ liệu phù hợp, bao gồm kiểm soát truy cập, bảo mật thiết bị, bảo mật email, lưu trữ an toàn và xóa dữ liệu khi hết mục đích sử dụng.
- Thông báo ngay cho SAO NAM khi có mất mát, rò rỉ, truy cập trái phép, gửi nhầm hoặc nghi ngờ sự cố liên quan đến dữ liệu, tài liệu, tài khoản hoặc thông tin khách hàng.
10. Môi trường và sử dụng tài nguyên có trách nhiệm
Nhà cung cấp cần tuân thủ pháp luật về môi trường và áp dụng các biện pháp giảm thiểu tác động bất lợi trong hoạt động của mình.
- Quản lý hóa chất, chất thải, bao bì, vật tư tiêu hao, pin, thiết bị điện tử, dầu mỡ, dung môi và hàng hóa nguy hại theo quy định áp dụng.
- Không xả thải trái phép, không vận chuyển/lưu kho hàng hóa nguy hiểm khi không đáp ứng điều kiện an toàn.
- Ưu tiên giảm lãng phí, sử dụng bao bì hợp lý, tối ưu vận chuyển và bảo quản hàng hóa đúng điều kiện để hạn chế hư hỏng.
- Cung cấp SDS, hướng dẫn an toàn, điều kiện bảo quản và thông tin xử lý khi hàng hóa có yếu tố hóa chất, nguy cơ cháy nổ, áp suất hoặc rủi ro môi trường.
11. Quản lý nhà thầu phụ và bên thứ ba
Khi nhà cung cấp sử dụng nhà thầu phụ hoặc bên thứ ba để thực hiện công việc liên quan đến SAO NAM, nhà cung cấp vẫn chịu trách nhiệm đối với chất lượng, an toàn, bảo mật và tuân thủ của các bên đó.
- Không chuyển giao công việc, dữ liệu, hồ sơ khách hàng hoặc quyền truy cập cho bên thứ ba khi chưa có sự đồng ý phù hợp.
- Bảo đảm nhà thầu phụ hiểu và tuân thủ các yêu cầu liên quan trong chính sách này.
- Chịu trách nhiệm xử lý hậu quả nếu nhà thầu phụ vi phạm cam kết về chất lượng, bảo mật, an toàn, pháp luật hoặc đạo đức kinh doanh.
12. Đánh giá, giám sát và cải thiện nhà cung cấp
SAO NAM có thể đánh giá nhà cung cấp trước, trong hoặc sau quá trình hợp tác dựa trên các tiêu chí phù hợp với từng nhóm hàng hóa/dịch vụ.
Xem xét năng lực, pháp lý, hồ sơ, chất lượng, giá trị dịch vụ, tuân thủ và rủi ro.
Ký kết/ghi nhận điều kiện giao dịch, yêu cầu kỹ thuật, chứng từ, bảo mật và trách nhiệm liên quan.
Ghi nhận chất lượng giao hàng, tiến độ, thái độ hợp tác, sự cố, khiếu nại và phản hồi khách hàng.
Yêu cầu khắc phục, đào tạo, thay đổi quy trình, tạm dừng hoặc chấm dứt hợp tác nếu cần.
| Nhóm tiêu chí | Nội dung đánh giá |
|---|---|
| Pháp lý & hồ sơ | Đăng ký kinh doanh, tư cách cung cấp, hợp đồng, hóa đơn, chứng từ, giấy phép liên quan nếu có. |
| Chất lượng & kỹ thuật | Đúng thông số, đúng chứng nhận, đúng điều kiện bảo quản, đúng cam kết dịch vụ, khả năng truy xuất nguồn gốc. |
| Giao hàng & dịch vụ | Tiến độ, đóng gói, vận chuyển, hỗ trợ sau bán hàng, phản hồi khi có sự cố. |
| Tuân thủ & đạo đức | Chống hối lộ, xung đột lợi ích, bảo mật, nhân quyền lao động, an toàn, môi trường. |
13. Hồ sơ, chứng từ và tính trung thực
Nhà cung cấp phải bảo đảm mọi hồ sơ, chứng từ, thông tin cung cấp cho SAO NAM là trung thực, đầy đủ, rõ ràng và có thể kiểm tra khi cần thiết.
- Không tạo hóa đơn, phiếu giao hàng, chứng nhận, biên bản nghiệm thu hoặc hồ sơ kỹ thuật không phản ánh đúng thực tế.
- Không che giấu lỗi sản phẩm, sự cố vận chuyển, sai khác thông số, thay đổi lô hàng, thay đổi xuất xứ hoặc vấn đề có thể ảnh hưởng đến khách hàng.
- Lưu giữ hồ sơ giao dịch theo quy định pháp luật và thỏa thuận với SAO NAM.
14. Kênh phản ánh và xử lý vi phạm
Nhà cung cấp, nhân viên, khách hàng hoặc bên liên quan có thể phản ánh các hành vi nghi ngờ vi phạm chính sách này thông qua kênh liên hệ của SAO NAM.
Thông tin cần cung cấp
- Nội dung sự việc, thời gian, địa điểm, cá nhân/bộ phận liên quan.
- Tài liệu, hình ảnh, email, chứng từ hoặc thông tin hỗ trợ nếu có.
- Thông tin liên hệ để SAO NAM có thể xác minh và phản hồi khi phù hợp.
Nguyên tắc xử lý
- Tiếp nhận trung thực, xem xét khách quan, bảo mật thông tin trong phạm vi phù hợp.
- Không trả đũa đối với người phản ánh thiện chí.
- Áp dụng biện pháp khắc phục, tạm dừng hoặc chấm dứt hợp tác khi cần thiết.
15. Hậu quả khi vi phạm
Tùy theo mức độ vi phạm, SAO NAM có thể áp dụng một hoặc nhiều biện pháp sau:
- Yêu cầu giải trình, cung cấp hồ sơ, khắc phục lỗi hoặc thực hiện hành động phòng ngừa.
- Tạm dừng đơn hàng, thanh toán, giao dịch, quyền truy cập hoặc công việc tại hiện trường.
- Yêu cầu bồi thường thiệt hại theo hợp đồng và quy định pháp luật nếu phát sinh tổn thất.
- Chấm dứt hợp tác, loại khỏi danh sách nhà cung cấp được phê duyệt hoặc thông báo cho cơ quan có thẩm quyền khi cần thiết.
16. Căn cứ tham chiếu
Chính sách này được xây dựng trên cơ sở phù hợp với hoạt động của SAO NAM và tham chiếu các quy định, chuẩn mực sau:
- Bộ luật Lao động 2019 và các quy định hướng dẫn liên quan.
- Luật Phòng, chống tham nhũng 2018 và các quy định liên quan đến phòng ngừa, phát hiện, xử lý hành vi tham nhũng.
- Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
- Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015 và các quy định liên quan đến an toàn, sức khỏe nghề nghiệp.
- Các nguyên tắc của ILO về quyền lao động cơ bản, Nguyên tắc Hướng dẫn của Liên Hợp Quốc về Kinh doanh và Quyền con người, cùng thông lệ quản trị chuỗi cung ứng có trách nhiệm.
Liên hệ về tuân thủ nhà cung cấp
Nhà cung cấp và đối tác có thể liên hệ SAO NAM để trao đổi về yêu cầu tuân thủ, hồ sơ hợp tác, phản ánh vi phạm hoặc các vấn đề liên quan đến chất lượng, an toàn và bảo mật thông tin.
CÔNG TY SAO NAM
Địa chỉ: 92, đường số 13, phường An Lạc, Thành phố Hồ Chí Minh
Email: info@saonamchem.com
Zalo/Điện thoại: 0902 577 792
Website: saonamchem.com