Chuẩn bị cho các cuộc thanh tra GMP EU, PIC/S và các nước SRA khác

Chuẩn bị cho các cuộc thanh tra dược phẩm theo tiêu chuẩn GMP EU, PIC/S và các nước SRA (Stringent Regulatory Authority) khác đòi hỏi sự chu đáo và chi tiết. Cụ thể:

1. GMP EU (Good Manufacturing Practice của Liên minh Châu Âu): GMP EU là một hệ thống nhằm đảm bảo sản phẩm dược phẩm được sản xuất và kiểm soát theo chất lượng cao. Các cơ sở sản xuất dược phẩm ở các nước muốn xuất khẩu sang EU cần phải tuân thủ các tiêu chuẩn GMP của EU.

2. PIC/S (Pharmaceutical Inspection Co-operation Scheme): Đây là một chương trình hợp tác quốc tế nhằm cải thiện hợp tác giữa các cơ quan quản lý dược phẩm và thúc đẩy việc áp dụng các tiêu chuẩn chung về thanh tra và GMP.

3. Các nước SRA (Stringent Regulatory Authorities): Các quốc gia có cơ quan quản lý dược phẩm nghiêm ngặt, như FDA của Hoa Kỳ, EMA của EU, và các cơ quan tương tự khác, đều đặt ra các yêu cầu cao về chất lượng và an toàn của sản phẩm dược phẩm.

Sau đây là một số bước quan trọng cần thực hiện để chuẩn bị kỹ lưỡng cho các cuộc thanh tra này giúp đảm bảo rằng sản phẩm dược phẩm đạt tiêu chuẩn cao về chất lượng và an toàn, qua đó bảo vệ sức khỏe của người tiêu dùng.

Cuộc thanh tra của bạn bắt nguồn từ đâu?

 Trong ngành dược phẩm, các cuộc thanh tra thường được thực hiện bởi các cơ quan quản lý chất lượng dược phẩm như FDA (Hoa Kỳ), EMA (Châu Âu), và các cơ quan tương tự khác. Mỗi cơ quan có cách tiếp cận riêng trong việc đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn, nhưng mục tiêu chung là bảo vệ sức khỏe cộng đồng.

• Các cơ quan thanh tra khác nhau có những cách tiếp cận hơi khác nhau để đảm bảo tuân thủ
• Nhưng tất cả các thanh tra viên đều có chung một mục tiêu –bảo vệ sức khỏe cộng đồng. Mặc dù có những cách tiếp cận khác nhau, mục tiêu cuối cùng của tất cả các thanh tra viên là đảm bảo rằng sản phẩm dược phẩm được sản xuất đúng quy định, đảm bảo chất lượng và an toàn cho người tiêu dùng. Qua đó, họ góp phần bảo vệ sức khỏe cộng đồng.
• Hầu hết các thanh tra viên đều công bố thông tin về cách họ tiến hành thanh tra. Điều này giúp các công ty sản xuất dược phẩm hiểu rõ hơn về quy trình và tiêu chuẩn cần tuân thủ, từ đó chuẩn bị tốt hơn cho các cuộc thanh tra.

Cụ thể sẽ có các hướng dẫn từ các tổ chức sau:

• Quy trình, thủ tục thanh tra của EMA
• Hướng dẫn của WHO về thanh tra các cơ sở sản xuất dược phẩm
• Hướng dẫn của TGA dành cho các cơ sở sản xuất nước ngoài

Các loại thanh tra GMP khác nhau

Có nhiều loại thanh tra GMP khác nhau, tùy theo mục tiêu của đoàn thanh tra

Các loại hình thanh tra của WHO		TGA (Các loại thanh tra của TGA (tương tự như EU và PIC/S)
Thanh tra thường quy	Tương tự như	Thanh tra trước khi sản xuất
Thanh tra theo dõi khắc phục	Tương tự như	Thanh tra theo dõi khắc phục
Thanh tra rút gọn	Tương tự như	Thanh tra thường quy
Thanh tra đột xuất	Tương tự như	Thanh tra nguyên nhân hoặc Thanh tra thay đổi giấy phép
Đánh giá hệ thống chất lượng	Không thực sự tương đương	...

Các loại hình thanh tra GMP của WHO

Thanh tra thường quy. Dưới đây là giải thích chi tiết cho các loại hình thanh tra GMP thường quy:

• Thanh tra đầy đủ tất cả các thành phần của GMP: Thanh tra này đánh giá toàn diện tất cả các khía cạnh của Thực Hành Sản Xuất Tốt tại cơ sở sản xuất. Nó bao gồm kiểm tra các quy trình, hệ thống quản lý chất lượng, nhân viên, thiết bị, nguyên liệu, quy trình sản xuất, kiểm soát chất lượng, và cơ sở vật chất.
• Cơ sở sản xuất mới thành lập. Các cơ sở mới cần được thanh tra để đảm bảo rằng từ giai đoạn đầu tiên, chúng đã tuân thủ các nguyên tắc GMP. Thanh tra này tập trung vào cấu trúc, thiết kế, và trang thiết bị của cơ sở, cũng như quy trình sản xuất và quản lý chất lượng.
• Gia hạn giấy phép. Khi một cơ sở sản xuất dược phẩm cần gia hạn giấy phép hoạt động, cần có thanh tra để xác nhận rằng cơ sở vẫn tuân thủ GMP. Điều này đảm bảo rằng cơ sở vẫn duy trì các tiêu chuẩn chất lượng cần thiết.
• Thay đổi - sản phẩm (mới) hoặc dòng sản phẩm (mới). Khi một cơ sở thêm sản phẩm mới hoặc dòng sản phẩm mới, cần phải thanh tra để đảm bảo rằng các sản phẩm mới này cũng được sản xuất theo các tiêu chuẩn GMP.
• Thay đổi - điều chỉnh phương pháp sản xuất. Bất kỳ thay đổi nào trong phương pháp sản xuất cần được thanh tra để đảm bảo rằng các thay đổi không làm giảm chất lượng sản phẩm hoặc tuân thủ GMP.
• Thay đổi - nhân sự chủ chốt, nhà xưởng hoặc thiết bị. Thay đổi lớn về nhân sự, cơ sở vật chất, hoặc thiết bị có thể ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, do đó cần được thanh tra để kiểm tra tác động của những thay đổi này đối với tuân thủ GMP.
• Lịch sử không tuân thủ GMP. Các cơ sở từng vi phạm nguyên tắc GMP trong quá khứ có thể cần được thanh tra thường xuyên hơn để đảm bảo rằng chúng đã thực hiện các biện pháp khắc phục và duy trì tuân thủ.
• Không được thanh tra trong 3-5 năm qua. Các cơ sở không được thanh tra trong khoảng thời gian từ 3 đến 5 năm cần được kiểm tra lại để đảm bảo rằng chúng vẫn duy trì các tiêu chuẩn GMP trong suốt thời gian đó.

Thanh tra rút gọn

• Hồ sơ nhất quán về tuân thủ GMP. Thanh tra rút gọn thường được áp dụng cho những cơ sở đã chứng minh được khả năng tuân thủ liên tục các nguyên tắc GMP qua các lần thanh tra trước đó. Hồ sơ tuân thủ này là yếu tố quan trọng để xác định liệu cơ sở đó có đủ điều kiện cho loại hình thanh tra này hay không.
• Tập trung vào số lượng hạn chế các yêu cầu GMP được chọn làm chỉ số. Thanh tra rút gọn không kiểm tra toàn diện mọi khía cạnh của GMP như trong thanh tra thông thường, mà tập trung vào một số lượng hạn chế các yêu cầu hoặc chỉ số cụ thể. Các yêu cầu này được chọn dựa trên các rủi ro và lịch sử tuân thủ của cơ sở.
• Xác định những thay đổi đáng kể. Một phần quan trọng của thanh tra rút gọn là xác định bất kỳ thay đổi đáng kể nào trong quy trình sản xuất, quản lý chất lượng, hoặc cơ sở vật chất kể từ lần thanh tra cuối cùng. Thay đổi này có thể ảnh hưởng đến tuân thủ GMP và chất lượng sản phẩm.
• Nêu rõ thái độ đối với GMP. Thanh tra cũng đánh giá thái độ và cam kết của cơ sở đối với việc duy trì các tiêu chuẩn GMP. Điều này bao gồm việc xem xét văn hóa chất lượng và sự tham gia của nhân viên trong các quy trình GMP.
• Việc không tuân thủ sẽ dẫn tới việc thanh tra toàn diện. Nếu trong quá trình thanh tra rút gọn phát hiện ra những vi phạm nghiêm trọng hoặc các vấn đề về tuân thủ GMP, điều này có thể dẫn đến việc thực hiện một cuộc thanh tra toàn diện để đánh giá chi tiết hơn về các vấn đề còn tồn tại.

Thanh tra theo dõi khắc phục. Thanh tra theo dõi khắc phục là một loại hình thanh tra GMP (Thực Hành Sản Xuất Tốt) được thực hiện sau khi phát hiện ra các khiếm khuyết hoặc lỗi trong quá trình sản xuất dược phẩm. Mục đích của loại hình thanh tra này là để đánh giá việc thực hiện các hành động khắc phục đã được đề xuất sau lần thanh tra đầu tiên. Dưới đây là các khía cạnh chính của thanh tra theo dõi khắc phục:

• Đánh giá lại hoặc thanh tra lại
• Theo dõi kết quả của hành động khắc phục 6 tuần đến 6 tháng sau lần thanh tra đầu tiên
• Kiểm tra bản chất của khiếm khuyết/lỗi
• Kiểm tra công việc được thực hiện kể từ lần thanh tra đầu tiên
• Yêu cầu cụ thể của GMP

Thanh tra đột xuất

• Kiểm tra tại chỗ tập trung vào một sản phẩm, một nhóm sản phẩm liên quan hoặc các hoạt động cụ thể, v.d. trộn, dán nhãn
• Khiếu nại hoặc thu hồi
• Phản ứng có hại của thuốc
• Giấy đăng ký lưu hành hoặc giấy chứng nhận xuất khẩu

Đánh giá hệ thống chất lượng

• * Đánh giá hệ thống đảm bảo chất lượng (QA). Đánh giá các quy trình và chính sách QA, bao gồm cách thức họ xác định, theo dõi, và quản lý chất lượng sản phẩm.
• * Chính sách và tiêu chuẩn cần tuân thủ. Xem xét liệu cơ sở có chính sách và tiêu chuẩn chất lượng cụ thể, rõ ràng và phù hợp với các yêu cầu quốc tế và quốc gia hay không. Đánh giá sự hiểu biết và tuân thủ của nhân viên đối với các chính sách và tiêu chuẩn này.
• * Cơ cấu quản lý và thực hiện các tiêu chuẩn chất lượng được thiết lập cho các sản phẩm được xác định chính xác, hồ sơ quy trình sản xuất được lưu giữ. Kiểm tra cấu trúc tổ chức và quản lý, xem xét cách thức họ quản lý và duy trì chất lượng. Đánh giá liệu các quy trình sản xuất và hồ sơ liên quan có được lập kế hoạch, thực hiện, giám sát, và lưu trữ một cách chính xác và hiệu quả hay không.
• * Chức năng QC và QA được thực hiện. Xem xét sự phân chia rõ ràng và hiệu quả giữa các chức năng QA và QC.
  • QC chịu trách nhiệm kiểm tra và đảm bảo chất lượng của nguyên liệu, quá trình sản xuất, và sản phẩm cuối cùng.
  • QA chịu trách nhiệm xác định và duy trì các tiêu chuẩn, quy trình, và chính sách để đảm bảo chất lượng sản phẩm.

Thanh tra của cơ quan quản lý

• Được thực hiện bởi các cơ quan kiểm tra/thanh tra quốc gia. Các thanh tra viên chuyên nghiệp được đào tạo đặc biệt để thực hiện các cuộc thanh tra này.
• Xác minh việc tuân thủ các nguyên tắc Thực Hành Sản Xuất Tốt (GMP), các tiêu chuẩn quốc tế như ISO và các yêu cầu pháp lý khác của quốc gia
• Thanh tra có thể tập trung vào sản phẩm cụ thể, quy trình sản xuất, hoặc hệ thống quản lý chất lượng của cơ sở. Mục tiêu là để đánh giá chất lượng sản phẩm cuối cùng cũng như quy trình và hệ thống sản xuất.
• Có thể xuất phát từ động thái thu hồi sản phẩm hoặc các sự kiện không mong muốn khác (không báo trước?)
• Chi tiết về phạm vi. Độ rộng của phạm vi thanh tra phụ thuộc vào mục tiêu cụ thể của cuộc thanh tra, loại hình sản phẩm và các yếu tố rủi ro liên quan.
• 

Lựa chọn và xác định các phương pháp kiểm tra

* Tại chỗ (On-site):

• Đây là phương pháp truyền thống, nơi các thanh tra viên đến trực tiếp cơ sở sản xuất để kiểm tra.
• Họ sẽ xem xét cơ sở vật chất, thiết bị, quy trình sản xuất, và quản lý chất lượng.
• Thanh tra tại chỗ cho phép đánh giá trực tiếp và tương tác với nhân viên, cũng như kiểm tra thực tế các quy trình và hệ thống.

* Từ xa (Remote):

• Phương pháp này sử dụng công nghệ để thực hiện thanh tra mà không cần đến cơ sở vật chất.
• Có thể bao gồm việc xem xét các tài liệu, hồ sơ, và dữ liệu qua internet, hoặc thực hiện các cuộc họp và kiểm tra qua video.
• Được áp dụng khi việc thanh tra tại chỗ không khả thi do các hạn chế về địa lý, yếu tố an toàn, hoặc trong trường hợp đặc biệt như đại dịch.

* Hồ sơ (Document Review):

• Kiểm tra này tập trung vào việc xem xét các hồ sơ và tài liệu mà không cần đánh giá trực tiếp tại cơ sở sản xuất.
• Bao gồm việc phân tích các hồ sơ sản xuất, báo cáo kiểm tra chất lượng, và các tài liệu quản lý chất lượng.
• Thích hợp để xác minh thông tin và tuân thủ quy định mà không cần phải có mặt tại cơ sở.

* Hỗn hợp (Hybrid):

• Kết hợp các yếu tố của cả thanh tra tại chỗ và từ xa.
• Có thể bắt đầu với việc xem xét tài liệu từ xa, tiếp theo là một cuộc thanh tra tại chỗ để xác minh và đánh giá thêm.
• Phương pháp hỗn hợp mang lại sự linh hoạt, cho phép các thanh tra viên sử dụng cả hai hình thức để đạt được cái nhìn toàn diện nhất.

Lựa chọn phương pháp thanh tra phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm mục tiêu cụ thể của thanh tra, loại hình cơ sở sản xuất, vấn đề cần kiểm tra, và các hạn chế về thời gian, tài chính, hoặc địa lý. Mỗi phương pháp có ưu và nhược điểm riêng, và việc lựa chọn phương pháp phù hợp sẽ tối ưu hóa hiệu quả của quá trình thanh tra.

Trách nhiệm của đội ngũ chất lượng trong các cuộc thanh tra 

• Lập kế hoạch, chuẩn bị và quản lý/tổ chức thanh tra. Điều này bao gồm việc sắp xếp lịch trình, xác định các khu vực cần kiểm tra, và chuẩn bị các tài liệu cần thiết.
• Quản lý thư từ, công văn trao đổi với thanh tra viên. Họ quản lý giao tiếp giữa cơ sở sản xuất và các thanh tra viên, bao gồm việc trả lời các thư từ, công văn và yêu cầu thông tin.
• Quản lý hồ sơ, tài liệu thanh tra. Đảm bảo rằng mọi tài liệu và hồ sơ liên quan đều được cập nhật, chính xác và dễ truy cập. Điều này giúp thanh tra viên dễ dàng kiểm tra và đánh giá.
• Phản hồi báo cáo thanh tra. Sau cuộc thanh tra, đội ngũ chất lượng phải phân tích và phản hồi các báo cáo thanh tra, đặc biệt là những phát hiện hoặc khuyến nghị từ thanh tra viên.
• Đề xuất và quản lý các hành động khắc phục và/hoặc cải tiến quy trình phù hợp với từng khiếm khuyết/lỗi. Nếu có phát hiện lỗi hoặc khiếm khuyết, đội ngũ chất lượng sẽ đề xuất các biện pháp khắc phục hoặc cải tiến. Họ cũng quản lý việc triển khai các biện pháp này để cải thiện quy trình sản xuất.
• Thực hiện và báo cáo tiến độ thực hiện các hành động khắc phục. Cuối cùng, họ cần thực hiện các hành động khắc phục đã được đề xuất và báo cáo tiến độ của các hành động này, đảm bảo rằng tất cả các vấn đề đã được giải quyết một cách thích đáng.

Các hình thức thanh tra

• Phỏng vấn. Trong một cuộc thanh tra, thanh tra viên thường tiến hành phỏng vấn với các nhân viên của cơ sở sản xuất dược phẩm. Mục đích của việc phỏng vấn là để thu thập thông tin trực tiếp từ những người làm việc hàng ngày với quy trình sản xuất, kiểm soát chất lượng, và bảo dưỡng thiết bị. Các cuộc phỏng vấn này giúp thanh tra viên hiểu rõ hơn về cách thức hoạt động thực tế của cơ sở và xác minh thông tin đã được trình bày trong tài liệu.
• Tham quan phòng ban/khu vực làm việc. Một phần quan trọng của cuộc thanh tra là tham quan thực tế các khu vực làm việc, bao gồm phòng thí nghiệm, khu vực sản xuất, kho lưu trữ, và các phòng ban liên quan khác. Quá trình này giúp thanh tra viên đánh giá tình trạng vệ sinh, sắp xếp, bảo dưỡng thiết bị, và các yếu tố liên quan đến việc tuân thủ các tiêu chuẩn GMP (Good Manufacturing Practice) và các quy định khác.
• Giải thích/trình bày các nhiệm vụ cụ thể. Trong cuộc thanh tra, các nhân viên của cơ sở cần phải có khả năng giải thích và trình bày về nhiệm vụ cụ thể của họ, cũng như cách họ tuân thủ các quy trình và hướng dẫn làm việc. Điều này bao gồm việc trình bày về các quy trình sản xuất, quy trình kiểm soát chất lượng, quản lý dữ liệu, và các quy định an toàn. Sự minh bạch và hiểu biết rõ ràng của nhân viên về nhiệm vụ của mình là yếu tố quan trọng để đảm bảo rằng cơ sở đang hoạt động theo đúng quy định.

Tổng hợp lại, các hoạt động này giúp thanh tra viên thu thập thông tin toàn diện về cách thức hoạt động của cơ sở, đánh giá mức độ tuân thủ các tiêu chuẩn và quy định, và xác định bất kỳ lỗ hổng nào có thể cần được khắc phục. Là nhà sản xuất được cấp chứng nhận GMP (Good Manufacturing Practices), bạn cần phải luôn sẵn sàng cho các cuộc thanh tra. Điều này đòi hỏi một sự chuẩn bị liên tục và kỹ lưỡng để đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn GMP

 

Nguồn: Hội thảo do VNPCA & ISPE Singapore phối hợp tổ chức với EU GMP 14 Dec 2023